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■第37回 ペーパーレス
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前回、コスト削減についてお話しましたが、その延長ということでペーパー
レス化について考えてみたいと思います。
ペーパーレス化は、文字どおり紙の使用頻度を減らすことで、用紙代や印字
代を節約するほか、環境保全の一環として取り組んでいる企業もあります。
また、従来紙で行っていた作業を別の方法に切り替えることで、業務改善を
図る目的で行われることもあります。
●紙を使用しない業務フロー
よくある例として、会社の旅費清算などが考えられます。
かつては、専用の精算用紙に記入し、担当者のところに持っていったもので
すが、最近では申請システムで入力するだけで申請が完了するため、手間が
掛かりませんし、結果的に紙の使用を減らすことに繋がります。
ただ、目的が紙の削減ではないので、大きな削減効果はありませんし、シス
テムを導入するコストが掛かってきますので、計画段階で対費用効果を考え
る必要があるでしょう。
●ドキュメントをPDF形式で管理する
作成したドキュメントをPDF形式で、サーバで管理するようにすることで用
紙代と印刷代を削減します。
環境対策として行われるペーパーレス化の主たる方法です。
ファイル形式をPDFに統一することで、PDFのリーダーソフトさえインストー
ルされていればドキュメントを見ることができるので、添付ファイルとして
メールで送るにも向いています。
一旦印刷したものをFAXで送っていたものは、PDF形式にしてメールで送れば
FAX代の節約にも繋がります。
PDFは暗号化すると内容を変更できませんので、改ざん防止もできる点も忘
れてはいけませんね。
●既存書類をPDF形式に変換する
オフィス内には、数多くの書類があります。
そのほとんどがバインダーに閉じられたまま、ロッカーに眠ることになるの
ですが、置き場所に困っている所も多いのではないでしょうか。
そこで、それらの書類を電子化し、サーバ上で管理することによりオフィス
をスッキリさせることができます。
2005年4月1日より、e-文書法という法律が施行されまして、これまで紙媒体
で保管義務があった書類の一部が、電子データでも保管しても良いことにな
りました。
対象となるのは、契約書・見積書・注文書・請求書といった財務・税務に関
係する書類や、カルテなどの医療関係書類などです。
もちろん、ただ単に電子化しただけではダメで、高解像度であったり、タイ
ムスタンプが登録されていたりと要件がいくつかありますが、e-文書法に対
応したスキャナを使うと、これらすべての要件をまとめて解決できます。
ほとんどのスキャナにはOCRソフトが付属していますので、キーワードでの
検索もできるようになるメリットもあります。
ただし、確かにオフィスから書類は無くなるのですが、そのつど印刷をして
いると紙の消費量がかえって増えてしまうこともあります。
（企画・設計など、紙を使って考える職場で顕著です）
ドキュメント管理・印刷のルールは職場によって違うため、これといった目
安を示すことができないので、現場で一度話し合ってみると良いのではない
でしょうか。
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